Één op de tien BV’s deponeert de jaarrekening te laat. Dat is niet alleen een administratief probleem: niet-tijdig deponeren is een economisch delict en kan bij faillissement leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder. Toch is het gros van die late deponeringen niet het gevolg van opzet, maar van een gebrek aan planning. Dit artikel geeft u de concrete mijlpalen, deadlines en een maandelijkse checklist voor boekjaar 2025.
De drie fasen van uw jaarrekening
De wet (Burgerlijk Wetboek Boek 2) onderscheidt drie formele stappen voor de jaarrekening van een BV. Elke stap heeft een eigen deadline en elk heeft gevolgen voor de volgende:
- Opstellen — Het bestuur stelt de jaarrekening op. De termijn is 5 maanden na afloop van het boekjaar. Voor boekjaar 2025 (eindigend 31 december 2025) betekent dit uiterlijk 31 mei 2026. De aandeelhoudersvergadering kan het bestuur 5 maanden extra geven; de termijn wordt dan maximaal 10 maanden (31 oktober 2026).
- Vaststellen — De aandeelhoudersvergadering (AVA) stelt de jaarrekening vast. Dit moet binnen 2 maanden na het opstellen. Als de jaarrekening op 31 mei 2026 is opgesteld, is de vaststelling uiterlijk 31 juli 2026.
- Deponeren — Binnen 8 dagen na vaststelling deponeert u bij de KVK. Maar u heeft nooit meer dan 12 maanden na afloop van het boekjaar; voor boekjaar 2025 is dat uiterlijk 31 december 2026.
De wettelijke deadline is 31 december 2026, maar als u in december nog bezig bent en er iets mis gaat met het XBRL-bestand of de Digipoort-verbinding, staat u met lege handen. Plan deponering uiterlijk in september — dat geeft u drie maanden ruimte voor onverwachte problemen.
Deadlines voor boekjaar 2025 (deponering in 2026)
| Mijlpaal | Wettelijke termijn | Uiterste datum (standaard) | Met verlenging |
|---|---|---|---|
| Opstellen jaarrekening | 5 maanden na boekjaarafsluiting | 31 mei 2026 | 31 oktober 2026 |
| Vaststellen door AVA | 2 maanden na opstellen | 31 juli 2026 | 31 december 2026 |
| Deponeren bij KVK | 8 dagen na vaststelling | 8 augustus 2026 | 31 december 2026 (absoluut maximum) |
Bent u niet in staat de jaarrekening binnen 2 maanden na opstellen te laten vaststellen? Dan moet u de niet-vastgestelde jaarrekening toch deponeren. De deponeringsplicht vervalt niet bij een vergadering die niet plaatsvindt.
Maandelijkse checklist: van januari tot december 2026
Hieronder een praktische maandplanning voor BV-eigenaren met een boekjaar dat eindigt op 31 december 2025. Pas de datums aan als uw boekjaar afwijkt.
- Januari 2026 — Verzamel uw documenten. Bankafschriften, facturen, loonstroken, afschrijvingsoverzichten en eventuele investeringsbewijzen voor boekjaar 2025. Hoe eerder dit compleet is, hoe soepeler de rest van het proces verloopt.
- Februari 2026 — Controleer uw administratie. Zijn alle boekingen verwerkt? Kloppen de saldi van uw bankrekeningen met uw boekhouding? Zijn er openstaande facturen die u nog moet verwerken of afschrijven?
- Maart 2026 — Stel de balans op. Voor micro- en kleine BV’s is de balans het hart van de jaarrekening. Controleer dat activa gelijk zijn aan passiva (eigen vermogen + voorzieningen + schulden). Zie ook onze gids over grootteklassen en verplichtingen.
- April 2026 — Voeg de winst-en-verliesrekening en toelichting toe (voor kleine, middelgrote en grote BV’s). Let op: voor micro-BV’s is de winst-en-verliesrekening wettelijk verboden om te publiceren (Art. 395a BW2).
- Mei 2026 — Controleer en onderteken. Uiterste datum voor opstellen (standaard zonder verlenging): 31 mei 2026. Het bestuur ondertekent de jaarrekening; bij een holdingstructuur ook de moedermaatschappij.
- Juni 2026 — Converteer naar XBRL. Uw PDF-jaarrekening moet worden omgezet naar XBRL-formaat voor deponering via Digipoort. Met SBR direct doet u dat in enkele minuten: upload uw PDF en download een gevalideerd XBRL-bestand. Tarieven starten vanaf €99 voor een micro-BV.
- Juli 2026 — Houd de aandeelhoudersvergadering (AVA). Stel de jaarrekening formeel vast. Leg de notulen schriftelijk vast. Uiterste datum voor vaststelling (standaard): 31 juli 2026.
- Augustus 2026 — Deponeer bij de KVK. Binnen 8 dagen na vaststelling. Dien het XBRL-bestand in via Digipoort en bewaar de ontvangstbevestiging. Dit is uw bewijs van tijdige deponering.
- September – November 2026 — Buffer voor herstel. Heeft er iets vertraging opgelopen? Gebruik deze periode om alsnog te deponeren, ruim voor de absolute deadline van 31 december 2026.
- December 2026 — Absolute deadline. 31 december 2026 is de wettelijke uiterste datum voor deponering van boekjaar 2025. Als u hier nog niet heeft gedeponeerd, heeft u een probleem. Plan bij deze datum ook de agenda voor boekjaar 2026 in uw agenda.
Wat gebeurt er bij te late deponering?
Te laat deponeren heeft drie mogelijke gevolgen, elk ernstiger dan het vorige:
- Bestuurlijke aanmaning van de KVK. De KVK stuurt u een aanmaning als de deponering uitblijft. Dit is een signaal dat u snel moet handelen.
- Boete via het Openbaar Ministerie. Niet-deponeren is een economisch delict. Het OM kan een boete opleggen. In de praktijk wordt dit niet altijd opgelegd, maar het risico bestaat.
- Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement. Dit is het meest ingrijpende gevolg. Als uw BV failliet gaat en blijkt dat u de jaarrekening niet tijdig heeft gedeponeerd, kan de curator dit gebruiken als bewijs van onbehoorlijk bestuur. U wordt dan persoonlijk aansprakelijk gesteld voor de schulden van de BV — ook als het faillissement niets te maken had met de jaarrekening zelf.
Zie ook ons artikel over jaarrekening deponeren bij de KVK voor meer informatie over de wettelijke gevolgen.
Hoe versnelt u het proces?
De meeste vertraging bij jaarrekeningdeponeringen ontstaat niet in de AVA of bij Digipoort, maar bij de conversie naar XBRL. Accountants zijn in het voorjaar druk, software-instellingen kosten tijd en fouten in het XBRL-bestand leiden tot afkeuringen die u weer moet corrigeren.
Drie maatregelen die het proces aanzienlijk versnellen:
- Begin vroeg met uw administratie. Wie in januari al begint met verzamelen, heeft in april een concept-balans klaar. Wie in april begint, haalt vaak de mei-deadline niet.
- Gebruik een actuele PDF als bronbestand. Een nette, goed gestructureerde PDF-jaarrekening wordt sneller en nauwkeuriger omgezet naar XBRL. Zorg dat uw balans sluit vóór u begint met de conversie.
- Valideer voor indiening. Met SBR direct valideert u uw XBRL-bestand automatisch tegen de NT20-taxonomie. U weet zo zeker dat het bestand wordt geaccepteerd door Digipoort — geen verrassingen achteraf. Boekhouders ontvangen bovendien 15% korting bij vijf of meer conversies.
Veelgestelde vragen over jaarrekening deadlines
Mijn boekjaar loopt niet van januari tot december. Wat zijn mijn deadlines?
De termijnen gelden altijd vanaf de dag dat uw boekjaar eindigt. Eindigt uw boekjaar op 30 juni 2025, dan is de uiterste opsteldatum 30 november 2025 en de uiterste deponering 30 juni 2026. Pas de planning hierboven aan op uw specifieke situatie.
Wat als de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening afwijst?
Als de AVA de jaarrekening niet vaststelt, moet u toch deponeren — de niet-vastgestelde versie. U vermeldt dan dat de jaarrekening nog niet is vastgesteld. Dit beschermt u tegen het risico van te late deponering.
Kan ik uitstel aanvragen bij de KVK?
Er is geen formeel uitstelproces bij de KVK voor de deponeringstermijn. De enige wettelijke verlengingsmo gelijkheid is de AVA-beslissing om het bestuur 5 maanden extra te geven voor het opstellen (maximaal 10 maanden totaal voor opstellen). De absolute deadline van 12 maanden na boekjaarafsluiting is niet verlengbaar.
Klaar om uw PDF-jaarrekening om te zetten naar een geldig XBRL-bestand? Bekijk onze tarieven of start direct: