Als u in 2026 uw jaarrekening over boekjaar 2025 deponeert bij de KVK, verandert er fundamenteel iets: de laatste resterende uitzonderingen op de digitale indieningsverplichting zijn vervallen. Papieren deponering en indiening per e-mail zijn volledig afgeschaft voor alle BV's en NV's. Wie dat niet weet, loopt het risico op een afwijzing — of erger: een economisch delict.
Wat is er precies veranderd per 2026?
De digitale deponeringsplicht via SBR (Standard Business Reporting) is niet nieuw. Voor grote groepen BV's gold de verplichting al eerder. Wat 2026 anders maakt, is dat de overgangsperiodes en de kleine uitzonderingscategorieën definitief zijn geëindigd. Concreet betekent dit:
- Geen papieren deponering meer — De KVK accepteert voor geen enkele BV of NV een papieren jaarrekening.
- Geen e-mail of fax — Indiening via e-mail was al jaren niet mogelijk voor XBRL-plichtige ondernemingen; die mogelijkheid bestaat formeel niet voor BV's.
- Enige indienwegx: XBRL via Digipoort — Uw jaarrekening moet als gevalideerd XBRL-bestand via Digipoort worden ingediend.
Het XBRL-bestand moet voldoen aan de NT20-taxonomie (Nederlandse Taxonomie versie 20). Elk bedrag, elke post en elk stuk metadata wordt gekoppeld aan een specifieke tag. Een bestand dat niet valideert, wordt door Digipoort geweigerd.
Waarom deze wijziging nu?
De overheid werkt al ruim tien jaar aan de digitalisering van financiële rapportages. SBR werd in 2013 verplicht voor belastingaangiften en in 2017 voor KVK-deponeringen door grotere ondernemingen. Overgangsregelingen gaven kleinere en minder digitaal ervaren ondernemers extra tijd.
Die tijd is nu om. De Belastingdienst en KVK verwerken inmiddels jaarlijks honderdduizenden XBRL-bestanden volledig automatisch. Papieren documenten vereisen handmatige invoer, zijn duurder om te verwerken en gevoeliger voor fouten. De definitieve afschaffing per boekjaar 2025 is een logische volgende stap in een al jaren lopend beleid.
Let op: De verplichting geldt voor het boekjaar, niet het kalenderjaar van deponering. Als uw boekjaar 2025 eindigt op 31 december 2025, moet u in 2026 digitaal deponeren. Eindigt uw boekjaar later in 2026, dan geldt de verplichting ook.
Voor welke BV’s geldt de digitale verplichting?
De verplichting geldt voor alle rechtspersonen met een deponeringsplicht. In de praktijk zijn dat voornamelijk:
| Situatie | Voor 2026 | Vanaf 2026 (boekjaar 2025) |
|---|---|---|
| Grote BV / NV | Digitaal verplicht | Digitaal verplicht (onveranderd) |
| Middelgrote BV | Digitaal verplicht | Digitaal verplicht (onveranderd) |
| Kleine BV | Digitaal verplicht | Digitaal verplicht (onveranderd) |
| Micro-BV | Digitaal via Digipoort verplicht | Digitaal verplicht — geen uitzonderingen meer |
| Stichting / Vereniging met onderneming | Digitaal verplicht (afhankelijk van grootte) | Digitaal verplicht |
Eenmanszaken en VOF’s hebben geen deponeringsplicht en vallen buiten de SBR-verplichting. Heeft u een BV, ook al is die inactief of een lege holding? Dan moet u deponeren — digitaal.
Hoe werkt digitaal deponeren via SBR?
Digitaal deponeren via SBR bestaat uit twee stappen: uw jaarrekening omzetten naar XBRL en dat bestand via Digipoort indienen bij de KVK.
Stap 1: Conversie naar XBRL
Uw jaarrekening — of dat nu in PDF, Excel of Word staat — moet worden omgezet naar een XBRL-instance document. Elk bedrag en elke post krijgt een tag uit de NT20-taxonomie. De juiste tags hangen af van uw grootteklasse (micro, klein, middelgroot, groot) en het type aangifte (KVK-deponering of fiscale aangifte).
Met SBR direct uploadt u uw PDF-jaarrekening en krijgt u een gevalideerd XBRL-bestand terug. De software herkent automatisch uw financiële posten, koppelt ze aan de juiste NT20-tags voor uw grootteklasse en controleert of uw balans sluit. U hoeft zelf geen kennis van XBRL te hebben.
Stap 2: Indiening via Digipoort
Het XBRL-bestand dient u in via Digipoort. Dit kan via uw accountant, via software met een ingebouwde Digipoort-koppeling, of via de eigen indieningsdienst van de KVK (mits u al een geldig XBRL-bestand heeft). Digipoort voert een technische validatie uit; als het bestand klopt, ontvangt u een ontvangstbevestiging.
Wat als u nog niet digitaal kunt deponeren?
Er zijn ondernemers die tot voor kort via een uitzondering of op papier deponeerden, of wier accountant of boekhouder hen tot nu toe ontzorgde op een manier die niet meer werkt. Als u voor het eerst zelf moet regelen dat uw jaarrekening in XBRL-formaat bij de KVK komt, zijn dit uw opties:
- Via uw accountant — Nagenoeg alle accountantskantoren beschikken over SBR-software. Vraag expliciet of zij ook de XBRL-conversie en Digipoort-indiening verzorgen. Rekent u op €500 tot €2.000 per jaarrekening, afhankelijk van uw grootte.
- Via boekhoudsoftware — Pakketten als Exact Online en Twinfield bieden ingebouwde SBR-modules. Dit werkt goed als uw hele administratie al in zo’n pakket zit.
- Via een online conversietool — Heeft u al een jaarrekening-PDF? Dan kunt u die omzetten met SBR direct. Vanaf €99 voor een micro-BV, eenmalig per conversie, zonder abonnement. Geschikt voor micro- en kleine BV’s die de jaarrekening al hebben opgesteld en alleen de XBRL-stap missen.
Veelgestelde vragen over deponeren in 2026
Mag ik nog op papier indienen?
Nee. Voor BV’s en NV’s is papieren deponering volledig afgeschaft. Er zijn geen uitzonderingen meer. De enige geldige indienwijze is een XBRL-bestand via Digipoort.
Wat is het verschil tussen XBRL en SBR?
XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is het internationale dataformaat: een gestructureerd XML-bestand waarin elk financieel gegeven een tag heeft. SBR (Standard Business Reporting) is het Nederlandse programma dat XBRL toepast voor overheidsrapportages. SBR voegt de Nederlandse taxonomie (NT20), validatieregels en het Digipoort-kanaal toe. Lees meer in ons artikel Wat is XBRL?
Gelden er uitzonderingen?
Voor BV’s en NV’s die ingeschreven zijn bij de KVK geldt geen uitzondering op de digitale verplichting. Bepaalde stichtingen en verenigingen zonder handelsactiviteit kunnen in sommige gevallen een vereenvoudigd formulier gebruiken, maar dit geldt niet voor BV’s. Bij twijfel: controleer op de website van de KVK of neem contact op met uw accountant.
Ik heb een slapende BV. Moet ik ook digitaal deponeren?
Ja. Zolang uw BV bestaat en bij de KVK is ingeschreven, geldt de deponeringsplicht. De balans van een slapende BV kan heel beknopt zijn, maar het moet alsnog in XBRL-formaat worden ingediend. Zie ook ons artikel over jaarrekening deponeren bij de KVK.
Klaar voor 2026?
De verplichting tot digitale deponering is geen administratieve last die u kunt negeren: niet-deponeren is een economisch delict, en een afgewezen XBRL-bestand telt niet als deponering. Start op tijd, controleer of uw accountant of software SBR-gereed is, en zorg dat uw jaarrekening over boekjaar 2025 uiterlijk op 31 december 2026 bij de KVK staat.
Heeft u al een jaarrekening-PDF klaarstaan en wilt u snel en zeker digitaal deponeren? Bekijk onze tarieven of Start uw conversie